利用四字口诀优化流程管理中的无效活动

在审批流程的过程中往往会出现许多可疑的迹象
，，，，针对这些可疑活动，，，领导应该批还是不批？？纽创可以进一步来分析，，，，这些活动到底是必要的，，还是可以被优化的。。。对于流程中的一些无效活动，，除了删除不做以外，，还能怎么优化呢？
？？根据ESIA四字口诀进行优化。。
。

ESIA是Eliminate，，，Simplify，，
，，Integrate
，，
，，Automate的缩写，，，其含意分别是清除、、简化、、
、整合、
、、自动化（见表），，这是减少流程中非增值活动，
，，并且调整流程核心增值活动时非常实用的一个操作原则。
。。

【E】清除（eliminate）

主要指清除企业现有流程管理内的非增值活动。
。。非增值活动中，，，有一些是不得已而存在的，，，而另一些则是多余的
，
，纽创所清除的应该是多余的非增值活动。。。因而在设计流程时，
，对流程管理的每个环节（或要素），，可以思考“这个环节为何要存在”、、、“这个流程所产出的结果是整个流程完成的必要条件吗”、
、“它的存在直接或间接产生了怎样的结果”、、、、“清除它会解决怎样的问题点”
、、、“清除它可行吗”。
。通过一系列的问题，，，来着手判断是否为非增值环节，，，
，是否多余，，
，，它的存在产生了怎样的不利影响，，，而清除是否可行。。如何消除或最小化这些活动
，，同时又不给流程带来负面影响，，，是重新设计流程的主要问题。。。

1.过量产出。。。超过需要的产出对于流程而言就是一种浪费，，因为它无效地占用了流程有限的资源，，，在一定意义上，，，它带来的问题是增加库存和掩盖问题
。。
。

2.活动间的等待。。。指流程内任何时刻由于某种原因导致的对人或物的等待
。。。。带来的问题是造成待处理文牍和库存物品的增加，
，
，，通行时间加长，，，，追踪和监测变得更加复杂
，，
，却几乎未增加顾客价值。。
。

3.不必要的运输。。。任何人员
、、、、物料和文牍移动都要花时间，
，浪费了员工时间，，，
，增加了成本。。

4.反复的加工。。在公司运营流程的实际运作中，，，，很多产品或文件会被多次处理
。。。。那么这些处理工作增值吗？？？如不增值是否由于产品设计不佳或流程不完善？
？
？？

5.多余库存。。
。不但指物品的库存，，，，还包括流程运营过程中大量文件和信息的淤积。。

6.缺陷
、
、失误。。
。。一般来说，，，，产生故障的原因除了人员外，，，很大原因在于流程结构的不合理。。。。

7.重复的活动。
。
。如信息需要重复的录入
，，而运用了数据库共享技术就可以在整个价值链的任何一点上输入，，，被整个价值链共享。。。

8.活动的重组。。
。是指相似的活动在处理上有部分不同时，，，
，为了适应某些特定的习惯就采取不同流程方式，，造成流程资源的浪费。。这种活动应进行清除与重组。。。。

9.反复的检验。。有些检验、、监视与控制已成了一种官僚作风和形式主义，，
，已不具有它本来的意义
，
，，甚至成了设置管理层次和管理岗位的理由。
。
。应将部分检验、、审核工作进行授权，，，，不要事无巨细地都上报，，，造成审核的形式化和上层领导工作的繁重与低效化。。。

10.跨部门的协调。。跨部门的协调已经成了本位主义、、、官僚作风的一个代名词
。。
。应加强流程的整体观，，，进行职责的重新定义。
。

【S】简化（simplify）

在尽可能清除了非必要的非增值环节后，，，，对剩下的活动仍需进一步简化。
。。一般来说可从下列各方面进行考虑
。。。

1.表格。。许多表格在流程中根本没有实际作用，，或表格设计上有许多重复的内容。。。根据重新设计表格和IT技术的介入，，
，，可以减少许多工作量
，，，，减少很多环节。。
。。

2.程序。。。。在原来设计流程时，，通常认为流程内员工的信息处理能力非常有限，
，，因而一个流程通常被割裂成多个环节，
，，以让足够多的人来参与完成流程任务。。通过运用IT手段，，，信息处理能力得以加强，，，可以简化流程的程序，，，，整合一些工作内容，
，，提高流程结构性效率。。。

3.沟通
。。简化沟通，，避免沟通的复杂性。。

4.物流
。。。虽然大部分物流的初始设计都是自然流畅且有序的，，，，但在使用过程中为了局部改进而进行的零敲碎打式的变动，，，在很大程度上使流程变得低效。
。有时，，调整任务顺序或增加一条信息，，
，
，就能简化物流。
。。

【I】整合（integrate）

对分解的流程进行整合，，，，以使流程顺畅、、连贯，，，更好地满足顾客需求
。。

1.活动。。。。授权一个人完成一系列简单活动，，
，，将活动进行整合
，
，从而可以减少活动转交的发错率和缩短工作处理时间，
，实现流程与流程之间的“单点接触”。
。。

2.团队。。。。合并专家组成团队，，形成“个案团队”或“责任团队”。
。。这样使得物料、、信息和文件“旅行”距离最短，，，，改善同一流程上工作的人与人之间的沟通
。。。。

3.顾客（流程下游方）。。面向顾客，，和顾客建立完全的合作关系，，整合顾客组织和自身的关系，，将自己的服务交送于顾客组织的流程。。。。

4.供应商（流程上游方）
。
。。。消除企业和供应商之间的一些不必要的官僚手续，，，建立信任和伙伴关系，，，，整合双方的流程。
。。
。

【A】自动化（automation)

对于流程的自动化，
，不是简单以自动化完成就可以了，，，，事实上
，
，
，过多地使用计算机会反而使得流程更加复杂和烦琐
，，因而要在对流程任务的清除、、、
、简化和整合基础上应用自动化，，同时，，，
，任务的清除、、、简化和整合也要依靠自动化来解决。。。

1.脏活、、、累活与乏味的活
。。。

2.数据的采集与传输。。减少反复的数据采集，，并降低单次采集的时间。
。。

3.数据的分析。。
。通过分析软件，，，，对数据进行收集、、、整理与分析，，，，加强对信息的利用率。。

这个口诀在中国企业里得到了进一步的发展，
，，有企业在应用ESIA口诀时，，，提出了自己的想法：不能只是像ESIA强调的那样做“减法”
，
，，，国内的企业还需要做“加法”，
，，
，即填补增值的活动，
，，，口诀也就演变为ESEIA，，在“清除、
、、、简化”的“减法”完成以后，，，再做E（establish，，填补）的“加法”，，
，然后，，进行“整合”与“自动化”。。

那么应该增加哪些方面的增值活动呢
？？？可以从以下方面考虑：

1.知识的积累。。在流程管理的活动中，，，哪些活动中的产出应该作为知识进行归档和存储，
，，，如何归档存储有利于知识的复用。。。。

2.知识的复用。。。。在进行此项业务活动时，，，
，有哪些资源和知识库可以帮助此项活动开展的更好？？？如客服人员在解答客户问题的时候，
，可以增加一个对已有问题库的搜索以获取更好的解决方案，，提高处理效率。。。。

3.评估和总结。。
。在流程的关键里程碑或者活动结束后增加总结评估活动，，
，找到有哪些知识经验可以记录固化下来
，
，
，有哪些还需要进一步改进。。

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